Kooptacja w klubie sportowym – jak przeprowadzić ją prawidłowo?

Problemy kadrowe w klubach sportowych dotyczą nie tylko zawodników, ale także organów zarządzających. Rezygnacja, śmierć lub odwołanie członka zarządu może poważnie utrudnić bieżące funkcjonowanie klubu.

W tym artykule omawiam jedną z metod uzupełnienia składu zarządu i innych organów klubu sportowego, a mianowicie kooptację. Z artykułu dowiesz się: na czym polega kooptacja w klubie sportowym, jakie są ograniczenia, koszty i obowiązki związane z kooptacją. Zapraszam do lektury!

SPIS TREŚCI:

1. Kooptacja w klubie sportowym – czym jest i kiedy jest potrzebna??
2. jak przeprowadzić kooptację? Podstawa prawna
3. Kooptacja w klubie sportowym – ograniczenia i limity
   • Ilu członków danego organu można uzupełnić w drodze kooptacji?
   • Kooptacja organów klubu – ograniczenia personalne
   • Obowiązek zatwierdzenia kooptacji – czy to dobre rozwiązanie?
4. Podjęcie uchwały w sprawie kooptacji
5. Zgłoszenie zmian w organach klubu sportowego
   • Zgłoszenie kooptacji do Krajowego Rejestru Sądowego
   • Zgłoszenie zmian do ewidencji prowadzonej przez starostę
6. Zgłoszenie zmian do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych
7. Pomoc prawna

We wpisie znajdziesz wskazówki i porady dotyczące kooptacji w klubie sportowym. Jeżeli z jakiegokolwiek powodu natychmiast potrzebujesz dokumentów do wykorzystania podczas wyborów w klubie, w sklepie znajdziesz wzory dokumentów związanych z kooptacją w klubie sportowym.

1. kooptacja w klubie sportowym- czym jest i kiedy jest potrzebna?

Kooptacja polega na uzupełnieniu składu organu przez obecnych członków tego organu, bez konieczności zwoływania walnego zebrania. Rozwiązanie to umożliwia szybkie i sprawne uzupełnienie braków personalnych.

Kiedy trzeba przeprowadzić kooptację? Gdy członek zarządu przestanie pełnić swoją funkcję. Zazwyczaj ma to miejsce w sytuacji:

• Rezygnacji członka zarządu z pełnienia funkcji,
• Śmierci lub innej przyczyny losowej uniemożliwiającej pełnienie funkcji w danym organie,
• Odwołanie członka organu.

2. jak przeprowadzić kooptację zarządu i innych organów w klubie? Podstawa prawna

Odpowiedź na to pytanie znajdziesz w statucie Twojego klubu. Zacznij od sprawdzenia, czy statut w ogóle określa zasady uzupełnienia składu organów w formie kooptacji.

Zdarza się, że w klubach działających w formie stowarzyszeń zarządy klubów próbują samodzielnie określić zasady uzupełnienia składów poprzez swoje uchwały lub własne regulaminy. Nie jest to dozwolone, na co wprost wskazuje poniższy przepis ustawy- prawo o stowarzyszeniach:

Art. 10 ustawy – prawo o stowarzyszeniach: 1. Statut stowarzyszenia określa w szczególności: (…) 5) władze stowarzyszenia, tryb dokonywania ich wyboru, uzupełniania składu oraz ich kompetencje;

W ustawie o fundacjach nie ma tej kwestii wprost określonej, ale według mnie zastosowanie znajdzie tu poniższy przepis:

Art. 5 ustawy o fundacjach: Fundator ustala statut fundacji, określający jej nazwę, siedzibę i majątek, cele, zasady, formy i zakres działalności fundacji, skład i organizację zarządu, sposób powoływania oraz obowiązki i uprawnienia tego organu i jego członków. Statut może zawierać również inne postanowienia, w szczególności dotyczące prowadzenia przez fundację działalności gospodarczej, dopuszczalności i warunków jej połączenia z inną fundacją, zmiany celu lub statutu, a także przewidywać tworzenie obok zarządu innych organów fundacji.

To statut klubu powinien zatem określać zasady uzupełnienia składu zarządu w drodze kooptacji. I właśnie na statucie zatrzymajmy się na chwilę. Chcę omówić kilka ograniczeń dotyczących kooptacji zarządu, na które możesz natknąć się analizując statut Waszego klubu.

3. Kooptacja w klubie sportowym – limity i ograniczenia wynikające z treści statutu

Ilu członków organu klubu można uzupełnić w drodze kooptacji?

To zależy od treści statutu. Zazwyczaj w statucie znajdziemy taki przepis:

W razie wygaśnięcia członkostwa w Zarządzie, ma on prawo uzupełnić swój skład, nie więcej jednak niż 1 członka Zarządu w trakcie jednej kadencji.

Z przepisu jasno wynika, że w drodze kooptacji możemy uzupełnić jedynie określoną liczbę członków zarządu. Czasami w statucie jest podana określona liczba – jak w powyższym przykładzie. Często jest to również wartość odnosząca się do liczby członków wybranych przez walne zebranie członków – przepis poniżej:

W przypadku wygaśnięcia członkostwa w Komisji Rewizyjnej, ma ona prawo uzupełnić swój skład, nie więcej jednak niż 1/3 liczby członków Komisji Rewizyjnej pochodzących z wyboru.

Oczywiście w statucie możemy określić inny limit kooptowanych członków. Jeżeli przekroczyliście już w klubie limit uzupełnień w drodze kooptacji, musicie zwołać walne zebranie członków i zorganizować wybory uzupełniające.

Kooptacja organów klubu – ograniczenia personalne

W niektórych statutach klubów sportowych znajdziemy przepisy, które wskazują, że:

• Kooptacja dotyczy tylko określonych przypadków, np. śmierci członka organu. W takiej sytuacji nie można uzupełnić składu organu w razie rezygnacji lub odwołania członka organu.
• Kooptacja dotyczy tylko określonych osób, np. tych, które w poprzednich wyborach uzyskały kolejne najwyższe wyniki, a nie zostały wybrane do danego organu.

Nie zawsze kooptacja będzie zatem możliwa… lub opłacalna dla obecnych władz klubu.

Obowiązek zatwierdzenia kooptacji – czy to dobre rozwiązanie?

Niedawno analizowałem statut klubu sportowego, w którym znalazł się taki przepis:

Członek organu pochodzący z kooptacji pełni funkcję do czasu podjęcia przez Walne Zebranie Członków uchwały w przedmiocie zatwierdzenia bądź odmowy zatwierdzenia kooptacji.

Rozumiem cel wprowadzenia tego przepisu – wpływ walnego zebrania członków na decyzje personalne podejmowane przez zarząd lub inny organ klubu. Mam jednak wątpliwości dotyczące samej instytucji zatwierdzania kooptacji.

Co w sytuacji, gdy członek zarządu pochodzący z niezatwierdzonej kooptacji zdążył reprezentować klub i składał w jego imieniu oświadczenia woli? Czy takie oświadczenie będzie ważne?

Ulubiona odpowiedź prawnika – to zależy, od wielu czynników. Przede wszystkim od tego, czy klub chce potwierdzić tę czynność, ale w niektórych sytuacjach konieczne będzie potwierdzenie tej czynności przez drugą stronę. Pomijam kwestie wizerunkowe, gdy np. sponsor klubu zostaje poinformowany, że wybór osoby zawierającej umowę w imieniu klubu nie został zatwierdzony przez walne zebranie członków.

Jeżeli walne zebranie członków chce mieć decydujący wpływ na skład innych organów, można w statucie określić, że mandat członka zarządu lub komisji rewizyjnej wygasa w dniu przeprowadzenia kolejnego walnego zebrania członków. Z jednej strony, walne zebranie członków będzie mieć wpływ na skład organów. Z drugiej strony, rozwiązanie to ograniczy to ryzyko zakwestionowania czynności podjętych przez członka zarządu w okresie między kooptacją a posiedzeniem walnego zebrania.

4. podjęcie uchwały w sprawie kooptacji

O ile statut Waszego klubu nie stanowi inaczej, uchwała zarządu w sprawie kooptacji podejmowana jest na takich samych zasadach jak inne uchwały zarządu. Sprawdźcie zatem, jak w statucie określone są następujące wymogi:

• kworum – liczba członków potrzebna do podjęcia uchwał, zazwyczaj jest to co najmniej połowa członków danego organu
• większość potrzebna do podjęcia uchwały – zazwyczaj jest to zwykła większość, z zastrzeżeniem, że w razie równej liczby głosów, decyduje głos prezesa zarządu.

Uchwała o kooptacji powinna precyzyjnie określać, kto jest nowym członkiem zarządu, jaką pełni funkcję i od kiedy pełni tę funkcję. Możecie w uchwale odwołać się do konkretnych przepisów statutu umożliwiających kooptację, ale nie jest to wymóg, od których zależy ważność uchwały.

Nowy członek zarządu powinien złożyć pisemne oświadczenie o wyrażeniu zgody na pełnienie funkcji, wraz z podaniem adresu do doręczeń.

Pamiętajcie o sporządzeniu listy obecności z posiedzenia zarządu. Warto również przygotować protokół z posiedzenia – niektóre sądy wymagają tego dokumentu przy zgłaszaniu zmian.

5. Zgłoszenie zmian w organach klubu sportowego

Kolejnym krokiem jest złożenie wniosku w celu wpisania zmian w składzie zarządu do rejestru właściwego dla Twojego klubu: Krajowego Rejestru Sądowego albo ewidencji klubów sportowych prowadzonej przez starostę – w zależności od tego, do którego rejestru wpisany jest klub.

Do Krajowego Rejestru Sądowego wpisane są:

• kluby działające w formie stowarzyszenia prowadzące działalność gospodarczą albo których statut przewiduje prowadzenie działalności gospodarczej,
• kluby działające w formie fundacji, spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i spółki akcyjnej.

Do ewidencji prowadzonej przez starostę wpisywane są:

• uczniowskie kluby sportowe,
• kluby działające w formie stowarzyszenia, których statut nie przewiduje prowadzenia działalności gospodarczej.

Może zdarzyć się, że klub będzie wpisany jednocześnie do Krajowego Rejestru Sądowego i ewidencji prowadzonej przez starostę. Będzie to miało miejsce, gdy klub wpisany do ewidencji starosty (UKS, klub w formie stowarzyszenia bez działalności gospodarczej) uzyska status organizacji pożytku publicznego. Klub taki będzie wówczas dodatkowo wpisany do KRS ze względu na uzyskanie statusu OPP. W takim przypadku zmiany w organach trzeba zgłosić zarówno do sądu rejestrowego jak i do starosty prowadzącego ewidencję klubów.

O samym procesie uzyskania statusu OPP pisałem w moim innym artykule, który znajdziesz TUTAJ.

Zgłoszenie kooptacji do Krajowego Rejestru Sądowego

Wniosek składasz do sądu rejestrowego w terminie 7 dni od ,,od dnia zdarzenia uzasadniającego dokonanie wpisu”, czyli w zdecydowanej większości przypadków – od dnia uzupełnienia składu.

Jeżeli klub jest wpisany jedynie do rejestru stowarzyszeń innych organizacji społecznych i zawodowych, możesz złożyć wniosek w formie papierowej. Sporządzasz go wówczas na specjalnych formularzach KRS:

• KRS-Z20 – główny formularz, w którym wpisywane są m.in. informacje o zmianie nazwy, siedziby i celach statutowych stowarzyszenia,
• KRS-ZK – formularz, w którym wpisywane są informacje o zmianach w składzie zarządu i komisji rewizyjnej oraz zasad reprezentowania klubu,

Wniosek przygotowujesz elektronicznie, korzystając z Portalu Rejestrów Sądowych, jeżeli klub jest wpisany również do rejestru przedsiębiorców albo na skutek zmian statutowych będzie wpisany do rejestru przedsiębiorców. Możesz również przygotować wniosek elektronicznie, jeżeli klub jest wpisany jedynie do rejestru stowarzyszeń innych organizacji społecznych i zawodowych

Wnioski te podpisują członkowie zarządu zgodnie z zasadami reprezentacji klubu albo ustanowiony przez nich pełnomocnik.

Do wniosku dołączasz:

• uchwałę w sprawie. kooptacji – jeden egzemplarz,
• listę obecności – jeden egzemplarz,
• niektóre sądy mogą żądać dołączenia protokołu z posiedzenia organu, na którym podjęto uchwałę ws. kooptacji – jeden egzemplarz

Dokumenty te należy złożyć w oryginałach albo poświadczonych urzędowo odpisach lub wyciągach. Jeżeli samodzielnie składasz wniosek elektronicznie (przez Portal Rejestrów Sądowych) musisz w ciągu 3 dni przesłać do sądu również oryginały lub poświadczone odpisy do sądu. Jeżeli wniosek składa w Twoim imieniu radca prawny lub adwokat, wówczas nie musisz wysyłać dokumentów do sądu. Twój pełnomocnik składając wniosek w systemie poświadcza dokumenty za zgodność z oryginałem.

Koszt zgłoszenia zmiany w składzie zarządu do KRS

Dla klubów działających w formie stowarzyszenia:

• 350 złotych – jeżeli klub jest wpisany do rejestru przedsiębiorców KRS
• 0 złotych – jeżeli klub jest wpisany tylko do rejestru rejestr stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej

Dla klubów działających w formie fundacji:

• 350 złotych – jeżeli klub jest wpisany do rejestru przedsiębiorców KRS
• 150 złotych – jeżeli klub jest wpisany tylko do rejestru rejestr stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej

Dla klubów działających w formie spółek z o.o. i spółek akcyjnych – 350 złotych

Zgłoszenie kooptacji do ewidencji klubów sportowych prowadzonej przez starostę

Jeżeli statut klubu – stowarzyszenia nie przewiduje prowadzenia działalności gospodarczej albo mamy do czynienia z uczniowskim klubem sportowym, jest on wówczas wpisany do rejestru klubów prowadzonego przez starostę. Wówczas wniosek składasz do starosty w ciągu 14 dni od zmiany danych w składzie zarządu i komisji rewizyjnej.

Rozporządzenie Ministra Sportu i Turystyki z 18 października 2011 r. w sprawie ewidencji klubów sportowych: § 5. W ewidencji zamieszcza się: (…) 5) imiona, nazwiska i funkcje osób wchodzących w skład zarządu i organu kontroli wewnętrznej; (…) 7) dane osób upoważnionych do zaciągania zobowiązań majątkowych; *** § 8. 1. Klub sportowy wpisany do ewidencji, w terminie 14 dni od dnia zmiany danych, o których mowa w § 5 pkt 4—9, składa wniosek do organu ewidencyjnego o dokonanie zmian w ewidencji.

Czy przekroczenie powyższych terminów wpływa na ważność wyborów? Nie, ale może doprowadzić do zastosowania środków nadzorczych i przymuszających odpowiednio przez starostę jako organ nadzoru nad stowarzyszeniem lub sąd rejestrowy.

6. Zgłoszenie zmian w zarządzie do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych

Od razu zaznaczam, że obowiązek ten dotyczy tylko klubów wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego.

Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych to jawny, elektroniczny rejestr prowadzony przez Ministra Finansów. Gromadzone są w nim informacje o beneficjentach rzeczywistych, czyli o osobach fizycznych, które sprawują bezpośrednią kontrolę nad określonymi podmiotami, m.in. spółkami handlowymi. Według założeń rejestr ma usprawnić zidentyfikowanie osób, które decydują o działalności danej organizacji, co ma pomóc m.in. w przeciwdziałaniu praniu pieniędzy.

Kto zatem będzie beneficjentem rzeczywistym? Z pewnością będą to członkowie zarządu, którzy mogą zarówno reprezentować klub na zewnątrz, jak i podejmować decyzje mające decydujący wpływ na działalność tych organizacji. Nie można również wykluczyć również, że za beneficjentów rzeczywistych zostaną uznani członkowie organów kontroli wewnętrznej, np. komisji rewizyjnej Wszystko zależy od kompetencji, które przyznano danym osobom w statucie.

Zgłaszane dane beneficjentów rzeczywistych to z kolei:

• imię i nazwisko,
• każde posiadane obywatelstwo,
• państwo zamieszkania,
• numer PESEL albo datę urodzenia – w przypadku osób nieposiadających numeru PESEL,
• informację o wielkości i charakterze udziału lub uprawnieniach przysługujących beneficjentowi rzeczywistemu.

Po przeprowadzeniu kooptacji trzeba pamiętać o zaktualizowaniu danych beneficjentów, jeżeli do władz zostały wybrane nowe osoby. Należy również usunąć z rejestru osoby, które przestały pełnić funkcje w klubie. Wniosek należy złożyć w terminie 14 dni od dokonania zmian we władzach.

Zgłoszenie jest bezpłatne i odbywa się na stronie rejestru. Dokonywane jest w formie dokumentu elektronicznego z wykorzystaniem podpisu elektronicznego lub podpisu potwierdzonego profilem zaufanym ePUAP.

Pamiętaj, że treść dokumentów potrzebnych do przeprowadzenia kooptacji może różnić się m.in. ze względu na treść statutu klubu. Jeżeli potrzebujesz wsparcia przy uzupełnieniu składu zarządu i innych organów klubu, mogę pomóc Ci przygotowując wymagane dokumenty, uwzględniając treść statutu Waszego klubu oraz zgłaszając zmiany do właściwego rejestru.

Możesz skontaktować się ze mną mailowo lub telefonicznie

Możesz również wysłać wiadomość korzystając z formularza kontaktowego